2018/06/27/06. 勤怠管理の運用
直行・直帰・出張時の勤怠管理方法 ―打刻修正や代理打刻で勤務時間を適切に記録する運用ルール―
お客様からよくいただく問い合わせの1つに、「直行・直帰・出張の際にどのように勤務時間を管理すれば良いのか」というものがあります。タイムレコーダーで勤怠管理をしている場合、直行直帰や出張をした勤務者は会社のタイムカードに直接打刻することはできないので、記録方法を工夫する必要があります。本記事では、タイムレコーダーで勤怠管理する際の直行・直帰・出張の運用ルールや、タブレット タイムレコーダーを利用する場合の具体的な操作手順をご紹介します。
目次
直行・直帰・出張時に勤務時間の記録は必要？
直行・直帰・出張の際は、通常の通勤とは異なり出退勤時に会社にいないため、勤務者は会社のタイムカードに打刻することができません。そういった運用上の困難もあり、法律上は事業場外労働における勤務時間の記録は義務になっていません。勤務時間の把握が困難な場合は、みなし労働制が採用される場合もあります。しかし、働き過ぎ防止などの労務管理上の観点からは、勤務時間の記録を残して、本人や管理者が実態を把握できる状態にしておくことが望ましいです。
直行・直帰・出張時の勤務時間の記録方法
この節では、直行・直帰・出張の際の労働時間を記録するための運用ルールを紹介します。大きく分けて、管理者があとから記録する場合と、連絡を受けた人が代理で打刻する場合の２種類があります。各社の実情、就業規則に合わせて、運用ルールを決めるとよいでしょう。
管理者があとから記入するルールの場合
1つ目は、直行・直帰・出張をした日の打刻時刻をあとから記入する場合です。タイムカードを利用する場合、直行直帰や出張の際はタイムカードに時刻を手書きし、捺印で承認するなどします。この方法のメリットは、勤務開始、終了のタイミングで連絡ができないような場合でも後から記録できることです。
記録、捺印のルールには、以下のようなものがあります。
- 本人が時刻を記入、捺印し、管理者が確認
- 本人が記入、管理者が捺印
- 本人のメールや申請書などの届出に基づき、管理者が時刻を記入
- 管理者が規定の時刻を記入
連絡を受けた人が代理で打刻するルールの場合
2つ目は、直行・直帰・出張をする勤務者が、勤務開始、終了時に会社に電話などで連絡をして、連絡を受けた人が代理で打刻する方法です。この方法のメリットは、打刻データの修正ではなく、実際の打刻で記録するため、相対的に手間が少なくなることや、申請よりも客観的な時刻を記録できることです。直行直帰などの際に必ず電話で連絡を入れるルールになっている会社に特に適しています。
ただし、この方法の場合は、以下のような運用上の留意事項があります。
- 外出している勤務者が勤務開始/終了のタイミングに合わせて会社に連絡できる必要がある
- 代理で打刻する人がその時刻に会社に滞在している必要がある
- 「代理で打刻した」という事実を記録に残しておく必要がある
「タブレット タイムレコーダー」を使った直行・直帰・出張時における打刻時刻の記録方法
タブレット タイムレコーダーで直行・直帰・出張時の打刻を記録する方法をご紹介します。
管理者があとから記入するルールの場合
タブレット タイムレコーダーでは、アプリ上から打刻時刻の追加・訂正を行うことができます。入力した時刻は集計にも反映されます。時刻をあとから記録する際には、以下のように操作します。
- 「管理」の「メンバー別」を押す
- 出退勤の時刻を入力したいメンバーを選択し、メンバー別詳細に移動する
- 該当する日付に時刻を入力し、保存する。
詳細な手順は、「打刻データを修正する方法」をご覧ください。
連絡を受けた人が代理で打刻するルールの場合
代理打刻の場合、連絡を受けた人が、連絡した人を選んで打刻します。打刻時に写真を撮るタブレット タイムレコーダーならではの運用として、打刻の際にプラカードを使う方法があります。連絡を受けて代理打刻する際に、「直行直帰」「出張」と書かれたプラカードを持って打刻します。
プラカードを使うと、メンバー別/日別詳細や写真付き出勤簿PDFなどで直帰などであることが１目でわかる、というメリットがあります。また、他メンバーに間違えて打刻してしまった場合と区別することができます。
まとめ
本記事では、タイムレコーダーでの直行・直帰・出張の勤怠管理方法を紹介しました。「タブレット タイムレコーダー」を使用中の皆さま、およびタイムレコーダーの導入を検討中の皆さまのお役に立てれば幸いです。
iPad向け勤怠管理アプリ「タブレット タイムレコーダー」をダウンロード！
引用元
こちらの記事もおすすめです
（最終記事更新：2023/04/10 一部改訂）
