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2019.02.28/

タイムカードより23個もメリットが!タブレット タイムレコーダーと紙のタイムカードの比較

紙のタイムカードを使う機械式タイムレコーダー

勤怠管理といえば紙のタイムカード、をまず連想する方は多いのではないかと思います。ですが、世の中には紙のタイムカードと同等以上の機能を持ち、しかも運用が大幅に便利になる、「勤怠管理システム」というものがあります。勤怠管理システムは、年々進化を続け、導入のハードルも低くなってきており、近年では中小企業でも手軽に導入できるものも登場しています。その中の1つが、iPadアプリ「タブレット タイムレコーダー」です。

この記事では、紙のタイムカードと、タブレット タイムレコーダーを比較し、どのようなメリットがあるかを紹介します。勤怠管理方法を検討中の皆様の参考になれば幸いです。

タイムレコーダーの種類や詳細な分類、ICカード タイムレコーダー、ほかの勤怠管理システムとの比較については、タイムレコーダーの選び方をご覧ください。

こんなタイムレコーダーを使っている皆さん向け

この記事は、タイムレコーダーを使っている、またはこれから使おうとしている人に向けたものです。

みなさん、以下のような製品をご利用ではないでしょうか?
(各リンクはAmazonの商品ページへのリンクです)

アマノ BX2000
アマノ
BX2000
アマノ MX-100
アマノ
MX-100
アマノ CRX-200(S)
アマノ
CRX-200(S)
アマノ EX-3000NC-W
アマノ
EX-3000NC-W
アマノ TimeP@CK Ⅲ 100
アマノ
TIMEPACK3-100
セイコー QR-340
セイコー
QR-340
セイコー Z150
セイコー
Z150
セイコー QR-395
セイコー
QR-395
ニッポー NTR-2700
ニッポー
NTR-2700
ニッポー タイムボーイ8プラス
ニッポー
タイムボーイ8プラス
ニッポー カルコロ100
ニッポー
カルコロ100
マックス ER-250S2
マックス
ER-250S2
マックス ER-80S2CW
マックス
ER-80S2CW
マックス ER-110SU
マックス
ER-110SU
VOICE タイムレコーダー VT-2000
VOICE
VT-2000
TOKAI タイムレコーダー TR-002S
TOKAI
TR-002S

そもそも勤怠管理はなぜ必要?タイムカードは必須?

今でも多くの企業でタイムカードが使われていますが、そもそも、タイムカードはなぜ使われて来たのでしょうか。もっとも大きな理由は、給与計算のためです。給与を支払うために、法定内の労働時間、残業時間などを正確に集計する必要があります。また、管理者には、従業員の勤務時間を把握する義務があります。つまり、タイムカードは、従業員の勤務時間を正確に記録するために使われている、ということです。

しかし、これらを満たすために、必ずしも紙のタイムカードを用いる必要はありません。勤務時間の記録は、デジタルの情報であっても構いません。タブレット端末の普及した現在では、タイムカードやタイムレコーダーの代わりになるアプリがあります。その1つが「タブレット タイムレコーダー」です。

タブレット タイムレコーダーとは

打刻後に表示されるダッシュボード

タブレット タイムレコーダーは、iPadをタイムレコーダーにするアプリです。充実した自動集計機能が用意されており、様々な会社のルールに沿った集計が可能です。それに加えて、顔写真撮影やビデオメッセージ、打刻時メール送信といった独自の機能を持っています。導入先としては、一般的なオフィスの他、レストラン・カフェ・居酒屋・小売店、クリニック、ホテルなど様々な業種・業界で利用されています。
タブレット タイムレコーダーは、App Storeから無料でダウンロードすることができます。

DOWNLOAD

タブレット タイムレコーダーを利用する23個のメリット

タブレット タイムレコーダーには紙のタイムカードと比較すると、多くのメリットがあります。全体として大きなポイントは、紙とデジタルの圧倒的な違いです。紙ベースの管理がデジタル化されることにより、タイムカードの準備、計算、管理が自動化されます。また、カードの購入も不要になり、月々の維持コストがかかりません。

メリットを大まかに以下のように分類しました

各分類にいくつか項目があり、全部で23個になります。
それぞれどんなメリットがあるのか、紹介したいと思います。

タイムカード購入・管理の手間やコストがなくなる

タブレット タイムレコーダーを導入すると、タイムカードそのものを使わなくなるので、紙のタイムカードの購入・管理が不要となります。

1. 毎月のタイムカードの使用準備が不要

紙のタイムカードは月度ごとに取り換える必要があり、毎月の締め日に、必ず一定の作業が発生します。全員分のタイムカードに名前を書いて、全員分のタイムカードをそれぞれ入れ替える必要があります。

タイムカードの入れ替えができていないと、打刻ができなくなってしまいます。

タブレット タイムレコーダー では、そうした作業は不要です。

2. タイムカードの保管が不要

タブレット タイムレコーダーでは、いつでも過去の出勤簿を出力できるため、タイムカードを保管する必要がなくなります。

タイムカードをはじめとする労働関連の記録は、労働基準法第109条により、3年分保管することが義務づけられています。

労働基準法第109条

第百九条
使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない。

(詳しくは、法定三帳簿(労働者名簿、賃金台帳、出勤簿)の記入事項と保存期間にて解説されています)

タイムカードを保管しなければならない理由は、労働関連の記録の提出が求められるケースがあるためです。例えば、従業員が離職する際の失業保険や、健康保険・厚生年金の保険被保険者報酬月額変更届などの書類には、3年分の勤務記録、つまりタイムカードを添付する必要があります。

3年分のタイムカードを保管するとなると、沢山のタイムカードを管理し続けなければなりません。たとえば従業員が20人勤務していれば、3年間で20人×12ヵ月×3年で720枚に上ります。大量のタイムカードは、場所をとるだけではなく、必要になった時にその中から各月の特定個人のタイムカードだけを抜き出して集めるのもなかなか大変です。

タブレット タイムレコーダーでは、そういった際の提出書類として、タイムカードの代わりにPDF出勤簿が利用可能です。各種集計値や写真付きの出勤簿ファイルを、必要になった時に従業員や期間を指定してまとめて出力できます。

そのため、タブレット タイムレコーダーを導入すれば大量のタイムカードを保管が不要になります。タイムカードの保管に場所を取られることがなくなり、それに加えて特定の従業員、特定の期間のものを探し出す必要もなくなります。

タブレット タイムレコーダーにおける出勤簿の様式

3. 毎月のタイムカードの費用が不要

タブレット タイムレコーダーでは、紙のタイムカード を使わなくなるため、購入費用がかかりません。

タイムカードの値段はおおよそ100枚で約1,000〜2,000円で、例えば10人で利用の場合、年間で約2,000円、50人の場合、年間で約10,000円の費用が節約できます。

4. タイムカードのラックやインクリボンが不要

タイムカードの置き場となるラックやホルダーは、20人あたり約2,000円。人数が増えてくると、置き場所も問題になってきます。インクリボンは約3,000円で、機種、人数、1日の打刻数にもよりますが、半年〜2年に一回の頻度で交換が必要です。

タブレット タイムレコーダーではタイムカードを使わないため、タイムカードのラックやインクリボンの購入も不要です。タイムカードのラックを置く必要がなくなり、タイムレコーダー周りがスッキリします。

勤怠の集計・入力・確認の手間が削減できる

タイムレコーダーを利用している会社では、毎月の締日、紙のタイムカードの集計作業がいつも大変だと思います。タブレット タイムレコーダーでは、勤務時間などの集計が自動化され、大きな負担減となります。また、集計前のデータ確認や、集計後の給与ソフトへの反映を補助する機能も用意されています。

5. 自動集計が利用できる

タブレット タイムレコーダーでは、自動集計を利用できるため、管理者が集計作業をする必要はありません。最も大事なメリットの1つです。

紙のタイムカードを利用する場合、毎月の給与計算で、勤務時間の集計を手計算で行わなければなりません。具体的には、退勤時間と出勤時間の差を取り勤務時間を求め、休憩時間を差し引き、残業時間を別途集計し、場合によっては遅刻早退なども別途集計…など。給与に直接かかわる大事な計算ですが、手計算の場合、手間がかかる上、ミスが発生することもあります。ミスを防ぐためにダブルチェックをすると、二重に手間がかかります。

「集計機能付きタイムレコーダー」も存在しますが、勤務時間だけ、残業時間だけなど、限られた項目しか集計できない場合が多く、また、打刻修正を手計算で反映したりする必要があるため、この機能だけで集計が終わることはなかなかありません。

タブレット タイムレコーダーでは、自動集計が行えるため、ミスが無くなり、集計や確認の手間を削減できます。また、一般的な給与計算に必要な集計項目を網羅しているため、様々な時間数を自動集計することができます。例えば、以下のような自動集計ができます。

  • 打刻まるめ、時間数まるめの設定
    • 単位:5分、10分、15分、30分、60分 or まるめなし
    • まるめ方式:切り上げ・切り捨て
    • 時間数を未満切り捨て・以上切り上げする
    • 所定始業時刻まるめ
    • 出勤・退勤打刻以外をまるめる / まるめない
    • 時間数を日単位、月単位でまるめる
  • 所定内の勤務時間(「一日8時間」「9:00~18:00が所定」など指定可能)
  • 遅刻・早退の回数/時間(所定時間帯に基づく自動判定)
  • 残業時間
    • 所定外を残業とする / 時間数、時間帯で指定する
    • 早出のみ/早出以外/合計 をそれぞれ集計
    • 月残業超過:1カ月の残業時間の合計のうち、45時間、60時間を上回った時間数を別途計上
    • 週残業:1週間の所定内の勤務時間の合計のうち、40時間を超えた分を残業として計上
  • 休憩時間の自動集計(「6時間以上で45分、8時間以上で1時間」、「12:00~12:45と18:00~18:15が休憩」など指定可能)
  • 休日(曜日指定+カレンダーによる祝日の設定)
  • 欠勤日数(休日設定に基づく自動判定)
  • 休暇の日数(有休、特休(有給)、特休(無給)と、それらの半休)
  • 出勤日数(休出を含む/含まない)
  • 総時間(休出を含む/含まない)
  • 深夜時間、深夜休憩
  • 追加項目(数値、回数、時間数) (※入力は手動)

これらの集計ルールは、社員、アルバイトなど、メンバー種別ごとに設定できます。

そのほか、可能な設定については集計・出力のページをご覧ください。

また、タブレット タイムレコーダーの場合、打刻データを修正すれば、集計値にも自動で反映されます。集計時に打刻の修正をチェックして手動で計算値を補正する必要はありません。

6. 給与計算ソフトやExcel(エクセル)への手入力が不要

紙のタイムカードでは、給与計算をPCで行う場合、手動で計算した結果を手入力する必要がありますが、入力の手間がかかるほか、入力ミスにも注意が必要です。

タブレット タイムレコーダーでは、CSVファイルとして月の集計データを出力できます。エクセルや給与計算ソフトで計算を行う場合、CSVファイルをそのまま利用できる(※)ため、入力ミスの心配はありません。

(※勤怠データをCSV形式でインポートする機能を持たないごく一部の給与計算ソフトの場合は、手入力が必要となります)

タブレット タイムレコーダーは以下の給与計算ソフトに対応しています。

  • PCA 給与X / 給与DX | 給与じまんDX
  • Smile BS 人事給与 / Smile BS 人事給与 2nd Edition / Smile V 人事給与
  • 給与応援 Super / Lite
  • 給与応援R4 Premium / Lite
  • 給与大臣 NX / NX Super / NX ERP
  • 給与奉行 i / i8 / i10 / V ERP / V ERP 8 / V ERP 10
  • 給料王 2〜19
  • 給料らくだ 6〜9 普及版 / プロ版
  • クラウド給与計算ソフト freee(フリー)
  • 戦略給与情報システム PX2 / PX3 / PX4 (TKC)
  • マネーフォワード クラウド給与
  • 弥生給与 8〜19

お使いの給与ソフトが選択肢にない場合、あるいはエクセル等で管理したい場合は、汎用フォーマットで出力することも可能です。詳しくは、集計・出力のページをご覧ください。

7. 打刻忘れなど、問題のある勤怠データがわかりやすい

紙のタイムカードで運用していると、打刻忘れなど、問題のある勤怠データに気づけない可能性があります。

タブレット タイムレコーダーでは、問題のある勤怠データがある場合、管理者用のデータ編集画面で背景が赤色になったり、わかりやすいアラートを表示させるよう設定できます。表示可能なアラートは以下の通りです。

  • A:打刻がペアになっていない
  • B:休日に休暇が登録されている
  • C:休暇または欠勤日に勤務データがある
  • D:平日または半休に勤務データがない
問題のある勤怠データがある場合に表示されるアラート

打刻ミスや不正な打刻を防止できる

タブレット タイムレコーダーには、打刻時に起こりがちなミスを防止する仕組みが備わっており、従業員の方にも安心してお使いいただけます。打刻間違いが減ることで、管理者視点でも打刻修正の手間が減ることとなります。また、不正な打刻を抑止できるような機能も備わっています。

8. 他人のタイムカードと間違えて打刻するケースが減る

紙のタイムカードでは、間違えて別の人のタイムカードを押してしまうことがあります。

タブレット タイムレコーダーでは、打刻の確認画面で、その人の名前、プロフィール写真が表示されます。間違えて別の人を選ぶと、写真と名前から気づくことができ、その場合打刻をキャンセルすることができます。そのため、別の人との打刻間違いが減る効果があります。

実際、タイムカードからタブレット タイムレコーダーへ乗り換えたあるユーザーから聞いた話では、別の人と間違えることがかなり減った、という点が好評でした。

打刻時に表示される確認画面

9. 出勤/退勤の間違いが減る

紙のタイムカードでは、別の人との間違いのほか、出勤/退勤の打刻の間違いがしばしば起こります。ボタンの押し間違いや押し忘れで、退勤打刻のつもりで出勤打刻してしまった、などのケースがよくあるのではないでしょうか。間違えてしまうと、印字位置がずれてしまい、打刻の修正、計算結果の補正が必要になってしまいます。

タブレット タイムレコーダーでは、打刻の確認画面に出勤/退勤の間違いを防止する仕組みがあります。例えば、退勤のつもりで出勤打刻をしようとすると、連続で出勤打刻することになるため、確認のウィンドウが表示されます。この時、その場でIN/OUTを訂正して打刻できるため、打刻間違いを未然に防ぐことができます。また、打刻忘れの場合にも同様に確認のウィンドウが表示されるため、すぐに打刻忘れに気づくことができ、管理者への漏れのない連絡に繋がります。

連続で出勤打刻をした場合に、退勤打刻と間違えてないか確認するアラート

10. 代理打刻を抑止できる

紙のタイムカード の場合、他の人のタイムカードをタイムレコーダーに差し込むと、本人以外が不正に打刻できてしまいます。時刻以外の記録が残らないため、後から見ても、それが不正打刻かどうか判別できません。

タブレット タイムレコーダー では、打刻時に必ず写真を撮影するので、本人確認ができます。代理の打刻自体や、顔を隠しての打刻はできてしまうものの、おかしな打刻は打刻時の写真を見ればすぐに分かります。

指紋認証、静脈認証、顔認証のような厳密な方法ではありませんが、十分な抑止効果があります。

11. 印字ずれやエラーなどで手間取らなくなる

タブレット タイムレコーダーでは、打刻時に印字ずれや挿入エラーで手間取ることがなくなります。

また、タイムカードを使用しないため、タイムレコーダーへのタイムカード挿入時の表裏、上下間違いも無くなります。

12. 正確な時刻で打刻できる

紙のタイムカードを用いるタイムレコーダーの多くが、時刻を自動で調整できません。中には電波時計機能を持つものもありますが、少数です。

また、時間を手動で調整できてしまう機種の場合、打刻時に時間を調整して打刻時間を改ざんできてしまいます。(変更に鍵やパスワードが必要になっている機種もあります)

タブレット タイムレコーダーでは、iPad本体の時刻の自動調整が利用できます。また、設定で時刻を手動で変更することもできますが、iPadの「アクセスガイド」という機能を用いることで、従業員が勝手に時刻を変更して打刻することを防止できます。

タブレット タイムレコーダー ならではの機能が使える

タブレット タイムレコーダーには、通常のタイムレコーダーや他の勤怠管理システムにはなかなかない、独自の機能があります。

13. 打刻時の写真撮影が役立つ

タブレット タイムレコーダーは、打刻の際に必ず写真を撮ります。前述のように、写真には他の人の代理打刻を抑制する効果がありますが、勤怠管理以外でもメリットがあります。管理者は、打刻写真から従業員がどんな顔をして出勤しているか、様子を把握できます。従業員は、打刻後のダッシュボードに表示される最近の自分の写真から、体調や身だしなみへの気付きが得られるなど、自己管理につながります。また、仲間と一緒に写真を撮ることも楽しみとなります。

打刻後に表示されるダッシュボード
「写真一覧」で、管理者はみんなの撮った写真を一覧できます

14. 打刻時メール送信が使える

打刻した時に、顔写真つきのメールを特定の相手に送信できます。

メールを通じて、管理者は現場にいなくても従業員の状況をリアルタイムに把握することが可能です。例えば、営業時間の長い職場や、現場責任者が営業や仕入れなどを兼務している場合などでは、管理者が不在になりがちですが、この機能を使えば「今現場に何人いるのか」「△△さんはまだいるかな?」といった情報を把握することができます。

メールの送信先は、共通の送信先のほか、従業員ごとに個別に指定可能することも可能です。家族宛にメールを送ったり、塾や学童保育で、両親に子供の出席を知らせるメールを送る、といった応用例もあります。

打刻時メール送信で届いた顔写真をiPhoneやApple Watchで確認

15. 自席のパソコンから勤怠データの閲覧、編集、出力ができる

タブレットタイムレコーダーの「LANアクセス機能」を使えば、同じLANにつながっているパソコンで、iPadのデータに直接アクセスできます。管理者は、わざわざタイムレコーダー のある場所まで足を運ぶことなく、パソコンから、打刻の閲覧、編集を行うことができます。詳しい使い方は、「とりあえずやってみよう」で解説しています。

さらに、VPNを用いることで、別の拠点のiPadにアクセスすることもできます。

VPNを利用する方法の1つとして、VPN対応ルーターを利用したVPN接続の方法を紹介しています。

LANアクセス機能 Mac画面上でのタブレット タイムレコーダーの画面

16. 勤務中の従業員を一目で確認できる

出勤打刻をしてから退勤打刻をしていない従業員は、打刻画面に緑色の線が表示されます。
現在勤務中の従業員を一目で確認できます。

写真の右に緑線がついている人は、いまいる人です

17. ビデオメッセージが使える

特定の相手に、ビデオメッセージを送信することができ、必ず伝わる連絡として活用できます。例えば、工場での運用で、夜勤担当から翌朝への引き継ぎ連絡をする場合、図を描いたりして大変だったものが、ビデオメッセージでは身振り手振りで伝えられるため簡単になった、というケースがあります。

コミュニケーションの活性化にも利用できます。

ビデオメッセージを録画しているところ

18. 天気予報が表示される

待ち受け画面には、天気予報が表示されます。出勤/退勤するときに今日と明日の天気が自然に目に入り、「明日も1日中晴れそうだ」といった情報が得られます。

待受画面の天気予報

19. データの自動バックアップが使える

タブレット タイムレコーダーは、1日1回データを自動でバックアップすることができます。もしiPad本体が壊れてしまっても、失われるデータを最長でも1日分に抑えることができます。

20. 「ハワユー」が使える

毎日、出勤時に「◎」「○」「△」「×」を選んでその日の調子を記録できる、「ハワユー」という機能が利用できます。
毎日の記録が、従業員自身の心身の健康への気づきや振り返りにつながります。管理者はメンバーの健康や調子の変化を把握できます。
詳しくは、毎日の調子を記録する「ハワユー」の解説記事をご覧ください。

出勤時に記号を選んでその日の調子を記録する「ハワユー」

その他のメリット

21. 打刻回数の制限がない

紙のタイムカード では、「1日の打刻回数は6回まで」「自動集計機能を用いると4回まで」といった制約があります。

タブレット タイムレコーダーでは、1日に何回でも打刻ができます。休憩回数が多い場合でも安心です。

22. 徹夜打刻を自動で判定できる

徹夜機能がないタイムカード では、日付変更時刻を過ぎてしまうと、退勤打刻の段がずれて明日の位置に打刻されてしまう、といったケースがあります。徹夜ボタンのついているタイムカード もありますが、押し忘れが起こりがちです。

タブレット タイムレコーダーでは、日付変更時刻をまたいでOUT打刻をしたときに、打刻確認画面に前日の打刻と結びつける選択肢が自動で表示されます。これにより、必要なときだけ、忘れることなく前日のIN打刻と結びつけることができます。

徹夜打刻をした時に、前回のINと結びつける画面が自動で表示される

23. タイムレコーダーの古くささ・機械っぽさがない

タブレット タイムレコーダーのデザインは、従来のタイムレコーダーと比べて、格段にモダンで洗練されています。

タイムレコーダーで打刻をすると、紙送りや印字の動作がいかにも「機械っぽい」ですが、タブレット タイムレコーダーの打刻画面は、見た目や動作に機械っぽさがありません。また、タイムレコーダーのボタン操作やタイムカード挿入には、古臭さを感じるかも知れません。タブレット タイムレコーダーは、タッチパネルにボタンが表示される現代的なデザインです。

打刻方法を新しいものに変えることにより、オフィスの空気も一新されるかも知れません。

タブレット タイムレコーダー を利用するメリットのまとめ

ここまで紹介してきた23個のメリットをまとめると、以下のようになります。

比較項目 紙のタイムカード タブレット タイムレコーダー
タイムカードの準備 毎月の締め日に作業が必要 不要
タイムカードの保管 3年間必要 不要
タイムカードの費用 約 2,000/10人・年 不要
タイムカードの付属品 ラック、インクなどが必要 不要
自動集計 できないか、
ごく簡易なもののみ
可能
給与計算ソフトへの入力 手入力 CSV形式でインポート
勤務アラート なし あり
他人との打刻間違いの削減 できない 打刻時の通知で削減できる
出勤/退勤の間違いの削減 できない 打刻時の通知で削減できる
代理打刻の防止 できない 打刻時の写真撮影で抑止できる
タイムカードの
印字ずれ・挿入ミス
たまに発生 発生しない
時刻あわせ ないものが多い 自動調整
写真撮影 なし あり
打刻時メール送信 なし あり
LANアクセス機能 なし あり
勤務中従業員の一覧 なし あり
ビデオメッセージ なし あり
天気予報 なし あり
データの自動バックアップ なし あり
「ハワユー」 なし あり
打刻回数 制限あり 制限なし
古くささ・機械っぽさ 古くさい・機械っぽい 新しい
徹夜打刻 手動で記録 自動で判定

紙のタイムカードに比べたタブレット タイムレコーダーの注意点

ここまで、タブレット タイムレコーダーのメリットだけを紹介してきましたが、状況によっては、紙のタイムカードから移行する場合に注意すべき点があります。この章では、紙のタイムカードに比べた際のタブレット タイムレコーダーの注意点を紹介します。

署名・捺印による打刻修正の申請・承認の運用ができない

会社によっては、打刻忘れの際や直行・直帰の場合に、手書きで出退勤時刻を記入する運用があります。従業員がタイムカードに手書きで打刻時刻を記入し、管理者が印鑑で打刻時刻の変更を承認する、という紙を活かした申請・承認の運用です。

タブレットタイムレコーダーの場合、タイムカードに従業員が書き込む、という運用ができません。打刻時刻の修正は管理者が行う必要があります。従業員が時刻を申請する場合、タイムカード への記入の代わりに、申請用の台帳へ書き込んだり、管理者に口頭やメールで伝える運用などで代用する必要があります。

利用者が新しいものに抵抗を感じてしまうケースがある

現場の方が新しいものを苦手にするようなケースがあります。例えば、古くからなじみのある機械の方が安心、新しく使い方を覚えるのが面倒、といった場合など。そのようなケースでは、今のタイムレコーダーをどうしても使い続けたい、という意見が出るかもしれません。特に年配者の方が多い場合、注意が必要です。

ただ、打刻そのものは、簡単なタッチ操作で可能です。
利用者に年配の方が多くても、導入の際は、「自分の名前とINまたはOUTにタッチするだけ」と説明すれば、理解が得やすいでしょう。

費用の比較

タブレット タイムレコーダーの料金は、利用人数によって異なります。
3人までは無料で、それ以上の場合、10人ごとに10,800円となります。また、iPadを持っていない場合、iPad本体を購入する必要もあります。2019年1月時点で販売中の、最もリーズナブルなiPadは定価40,824円のiPad(第六世代)です。タブレット タイムレコーダーの対応機種については、アプリの対応機種についてのQ&Aに詳しく載っています。

タブレット タイムレコーダーの場合、タイムカードやインクリボンを買う必要がなく、月々の費用は電気代のみとなります。
また、タイムレコーダーは故障した際に買い替えが必要ですが、タブレット タイムレコーダーの場合、iPad本体は買い替えが必要ですが、ライセンスはiPadを買い換えても同じものを利用できます。

紙のタイムカード とタブレット タイムレコーダー で、それぞれ以下の費用が必要です。

紙のタイムカード タブレット タイムレコーダー
端末費用 タイムレコーダー:10,000〜100,000円 iPad:40,824円〜
(所持していれば不要)
ラック ラック:〜2,000円/10人 不要
ライセンス費用 なし 10,800円/10人
(3人までなら無料)
タイムカード代 〜1,500円/100枚 不要
インクリボン 〜3,000円 / 半年〜2年に1度交換 不要
電気代 機種による 100円未満/月

実際に合計でどれくらいになるのか、2つのケースで紹介します。

  • ケースA 10人、20,000円のタイムレコーダー、インクリボンを2年に1回交換
    • 紙のタイムカード:初期費用 22,000円 年間費用 3,300円
    • タブレット タイムレコーダー :初期費用 51,624円(iPad代含む) 年間費用 0円
  • ケースB 50人、50,000円のタイムレコーダー、インクリボンを半年に1回交換
    • 紙のタイムカード:初期費用 60,000円 年間費用 15,000円
    • タブレット タイムレコーダー :初期費用 94,824円(iPad代含む) 年間費用 0円

それぞれのケースで1年、5年経過した時の累計費用をシミュレーションして見ました。

ケース 金額 紙のタイムカード タブレット タイムレコーダー 差額
A
(10人)
1年分の
累計費用
25,300円 51,624円 +27,824円
5年分の
累計費用
38,500円 51,624円 +14,624円
B
(50人)
1年分の
累計費用
75,000円 94,824円 +12,824円
5年分の
累計費用
135,000円 94,824円 -40,176円

A,Bどちらのケースにおいても、1年分の累計費用を見ると、短期的には紙のタイムカードを使った方がタブレット タイムレコーダーに比べて費用がかからないことがわかります。タイムレコーダーの価格は20,000円、50,000円で計算していますが、より安価なタイムレコーダーを使えば、さらに安くなります。一方、タブレット タイムレコーダーの場合も、すでにiPadを所持している場合は、iPad本体の価格40,824円分が不要となり、大幅に安くなります。
そして、タイムカード代、インクリボン代は意外と無視できない数字で、5年間使用すると合計費用がタブレット タイムレコーダーと同程度になります。ケースAでは、インクリボン代とタイムカード代と合わせて、10人で年間3,300円、5年間で16,500円、ケースBでは年間15,000円、5年間で75,000円に上ります。

また、ここまで紹介してきたように、タブレット タイムレコーダーの利用には、紙のタイムカードに比べて多くのメリットがあります。特に、毎月の集計作業やタイムカードの準備が不要になることによる負担の軽減は重要なポイントです。金額、メリット・デメリットを合わせてご検討ください。

おわりに

紙のタイムカードと比べてタブレット タイムレコーダーを利用するメリットを紹介してきました。また、注意点や費用の違いについても紹介しました。もし、注意点や費用を見た上で、メリットがより重要であると判断していただけたならば、タブレット タイムレコーダーのご利用をお勧めします。利用人数3人までの範囲であれば、無料で利用できます。iPadがあれば、App Storeからダウンロードして今すぐ使えますので、ぜひお試しください。

iPad向け勤怠管理アプリ「タブレット タイムレコーダー」をダウンロード!

コラム:タイムカード、「押す?」「切る?」

タイムカードとタイムレコーダーを使って打刻すること、何と言いますか?人によって、「切る」「押す」「通す」といった表現が使われているようです。果たしてどれが最も一般的な表現なのでしょうか?Googleで完全一致で検索してみると、以下のような結果になりました。

  • 「”タイムカードを押す”」 108,000 件
  • 「”タイムカードを切る”」 39,200 件
  • 「”タイムカードを通す”」 30,700 件

(執筆当時 2019年2月時点の件数です)

このことから、「押す」を使うWebページが最も多いことがわかりました。
今後、タイムカードの代わりに、iPad アプリなどで打刻するようになれば、また変化していくかもしれませんね。

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