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2021/04/23/

メンバー情報ファイルでメンバー情報を登録・編集する方法

はじめに

タブレット タイムレコーダーでは、「メンバー情報ファイル」を出力し、パソコン等から編集して取り込むことで、メンバーをまとめて登録・編集することができます。
この記事では、メンバー情報ファイルを利用してメンバー登録を行う方法や、留意点を紹介します。
複数のメンバーを一括で登録・編集したいときや、取り込みがうまくいかないときなどに、ぜひ参考にしてみてください。

メンバー情報ファイルでメンバーを登録・編集
する

以下の手順で、メンバー情報ファイルからメンバー情報を登録・編集することができます。

  1. メンバー情報ファイルを出力する
  2. メンバー情報ファイルを編集する
  3. 編集したメンバー情報ファイルを取り込む

それぞれの手順について、これから解説します。

1.メンバー情報ファイルを出力する

タブレット タイムレコーダーからメンバー情報ファイルを出力するためには、外部ストレージ(Google DriveまたはDropbox)との連携が必要です。
まずは外部ストレージと連携するを参考に、連携を行ってください。
※本記事では、Google Driveと連携した画面を使用していますが、Dropboxでも操作は同じです。

 
外部ストレージとの連携が完了したら、タブレット タイムレコーダーで以下のように操作し、ファイルを出力します。

  • 管理 > メニュー > メンバー > メンバー情報ファイル取り込み/出力
    ⇒「メンバー情報ファイル出力」をタッチする

 
ブラウザやアプリで、連携した外部ストレージ(Google DriveまたはDropbox)を開き、外部ストレージ上の「メンバー情報」フォルダに、メンバー情報ファイルが出力されたことを確認してください。

2.メンバー情報ファイルを編集する

外部ストレージに出力されたメンバー情報ファイルをパソコン等でダウンロードして、Excel等で開き、メンバー情報を登録・編集します。
作業が終わったら、再度外部ストレージの「メンバー情報」フォルダに編集後のファイルをアップロードしてください。

 

【メンバー情報ファイルの各項目について】

以下のすべての項目について、入力が必須です。空欄は受け付けておりません。
※「所定-時間」以降の項目については、任意項目です。項目を利用している場合は、個人の所定やハワユー、打刻時メールアドレスの送信先などを取り込むことができます。

・順番
「順番」の数字の小さい順に、メンバーの並び順が決まります。
希望の並び順通りに数字を振り直りし、ファイルを取り込むことで、一括で複数のメンバーの並び順を変更することができます。
・メンバーコード
「メンバーコード」に基づいて、メンバーの情報を更新します。
※半角英数字、半角ハイフン・アンダーバー・ドットが登録可能です。

なお、メンバーコードの変更は、メンバー情報ファイルの取り込みからは行えません。メンバーコードを変更したい場合は、以下のようにアプリ上で操作し、一人ずつ変更してください。

  • 管理 > メニュー > メンバー > 有効メンバー > (メンバーを選択)
    ⇒「メンバーコード」をタッチし、変更する
・メンバー名
メンバーの名前です。
※半角・全角の英数字、カタカナ、記号(一部のみ)、ひらがな、漢字を32文字以内で登録可能です。絵文字は使用できません。
・グループ
メンバーの所属するグループです。
指定しない場合は、「(指定なし)」を入力してください。
※半角・全角の英数字、カタカナ、記号(一部のみ)、ひらがな、漢字が登録可能です。絵文字は使用できません。

なお、アプリ内に登録済みの「グループ」のみ取り込みが可能です。
メンバー情報ファイルに入力したグループ名がアプリ内に登録済みの名称と一致しない場合は、取り込みの際にエラーとなります。
グループとして設定されているか以下の順にタッチして確認し、
設定されていない場合は、「グループを追加」から登録してください。

  • 管理 > メニュー > グループ
・メンバー種別
メンバーに割り当てるメンバー種別です。
指定しない場合は、「(指定なし)」を入力してください。
※半角・全角の英数字、カタカナ、記号(一部のみ)、ひらがな、漢字が登録可能です。絵文字は使用できません。

なお、アプリ内に登録済みの「メンバー種別」のみ取り込みが可能です。
メンバー情報ファイルに入力したメンバー種別名が登録済みの名称と一致しない場合は、取り込みの際にエラーとなります。
メンバー種別として設定されているか以下の順にタッチして確認し、設定されていない場合は、「メンバー種別を追加」から登録してください。

  • 管理 > メニュー > メンバー種別・集計ルール

【留意点】

3.編集したメンバー情報ファイルを取り込む

タブレット タイムレコーダーで以下のように操作し、メンバー情報ファイルを取り込みます。

  • 管理 > メニュー > メンバー > メンバー情報ファイル取り込み/出力
    ⇒「メンバー情報ファイル取り込み」をタッチする

 
左のメニュー部分にメンバー情報ファイルが表示されるので、選択し、読み込みが完了したら、「取り込み」をタッチします。

 
取り込んだ結果が表示されるので、問題がなければ「保存」をタッチします。
※新規で追加した行は薄緑色、情報を更新した行は薄青色、追加・更新した項目は青色の文字で表示されます。

これで作業は完了です。メンバー情報が登録・更新されていることを確認してください。

【エラーが表示されたら】

メンバー情報ファイルの取り込み後、画像のようなエラーが表示された場合、「行番号」が赤字となっている行のどこかの項目に、エラーがあることを示しています。

右にスクロールし、手順2で紹介したメンバー情報ファイルの各項目について留意点を確認しながら、該当箇所を確認・修正してください。
※行番号は、メンバー情報ファイル取り込み画面において「何行目のデータか」を表す番号であり、メンバー情報ファイルには出力されません。

おわりに

メンバー情報ファイルを利用して、メンバー情報を登録・編集する方法を紹介しました。
もしご不明点がありましたら、サポーターフォーラムまたはsupport@tablet-time-recorder.netより、お気軽にお問い合わせください。

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