メンバー情報ファイルでメンバー情報を登録・編集する方法

はじめに

タブレットタイムレコーダーでは、「メンバー情報ファイル」を出力し、パソコン等から編集して取り込むことで、メンバーをまとめて登録・編集することができます。
この記事では、メンバー情報ファイルを利用してメンバー登録を行う方法や、留意点を紹介します。
複数のメンバーを一括で登録・編集したいときや、取り込みがうまくいかないときなどに、ぜひ参考にしてみてください。

メンバー情報ファイルでメンバーを登録・編集
する

以下の手順で、メンバー情報ファイルからメンバー情報を登録・編集することができます。

メンバー情報ファイルを出力する
メンバー情報ファイルを編集する
編集したメンバー情報ファイルを取り込む

それぞれの手順について、これから解説します。

1.メンバー情報ファイルを出力する

タブレットタイムレコーダーからメンバー情報ファイルを出力するためには、外部ストレージ（Google DriveまたはDropbox）との連携が必要です。
まずは外部ストレージと連携するを参考に、連携を行ってください。
※本記事では、Google Driveと連携した画面を使用していますが、Dropboxでも操作は同じです。

外部ストレージとの連携が完了したら、タブレットタイムレコーダーで以下のように操作し、ファイルを出力します。

管理 > メニュー > メンバー > メンバー情報ファイル取り込み/出力
⇒「メンバー情報ファイル出力」をタッチする

ブラウザやアプリで、連携した外部ストレージ（Google DriveまたはDropbox）を開き、外部ストレージ上の「メンバー情報」フォルダに、メンバー情報ファイルが出力されたことを確認してください。

2.メンバー情報ファイルを編集する

外部ストレージに出力されたメンバー情報ファイルをパソコン等でダウンロードして、Excel等で開き、メンバー情報を登録・編集します。
作業が終わったら、再度外部ストレージの「メンバー情報」フォルダに編集後のファイルをアップロードしてください。

【メンバー情報ファイルの各項目について】

①入力必須項目

以下のすべての項目について、入力が必須です。空欄は受け付けておりません。

・順番

「順番」の数字の小さい順に、メンバーの並び順が決まります。
希望の並び順通りに数字を振り直りし、ファイルを取り込むことで、一括で複数のメンバーの並び順を変更することができます。

・メンバーコード

「メンバーコード」に基づいて、メンバーの情報を更新します。
※半角英数字、半角ハイフン・アンダーバー・ドットが登録可能です。

なお、メンバーコードの変更は、メンバー情報ファイルの取り込みからは行えません。メンバーコードを変更したい場合は、以下のようにアプリ上で操作し、一人ずつ変更してください。

管理 > メニュー > メンバー > 有効メンバー > (メンバーを選択)
⇒「メンバーコード」をタッチし、変更する

・メンバー名

メンバーの名前です。
※半角・全角の英数字、カタカナ、記号（一部のみ）、ひらがな、漢字を32文字以内で登録可能です。絵文字は使用できません。

・グループ

メンバーの所属するグループです。
指定しない場合は、「（指定なし）」を入力してください。
※半角・全角の英数字、カタカナ、記号（一部のみ）、ひらがな、漢字が登録可能です。絵文字は使用できません。

なお、アプリ内に登録済みの「グループ」のみ取り込みが可能です。
メンバー情報ファイルに入力したグループ名がアプリ内に登録済みの名称と一致しない場合は、取り込みの際にエラーとなります。
グループとして設定されているか以下の順にタッチして確認し、
設定されていない場合は、「グループを追加」から登録してください。

管理 > メニュー > グループ

・メンバー種別

メンバーに割り当てるメンバー種別です。
指定しない場合は、「（指定なし）」を入力してください。
※半角・全角の英数字、カタカナ、記号（一部のみ）、ひらがな、漢字が登録可能です。絵文字は使用できません。

なお、アプリ内に登録済みの「メンバー種別」のみ取り込みが可能です。
メンバー情報ファイルに入力したメンバー種別名が登録済みの名称と一致しない場合は、取り込みの際にエラーとなります。
メンバー種別として設定されているか以下の順にタッチして確認し、設定されていない場合は、「メンバー種別を追加」から登録してください。

管理 > メニュー > メンバー種別・集計ルール

②入力任意項目

「所定-時間」以降の項目については、任意項目です。項目を利用している場合は、個人の所定やハワユー、打刻時メールアドレスの送信先などを取り込むことができます。

・打刻時メール送信先

機能がオンになっている場合、「-」（ハイフン）入力は受け付けていません。指定しない場合は、空欄としてください。

・ハワユー

機能がオンになっている場合、「オン」または「オフ」のいずれかを入力する必要があります。空欄やその他の入力は受け付けておりません。

【留意点】

元のメンバー情報ファイルから列を追加・削除せずに編集してください。
すでに登録済みのメンバー情報を編集する際、メンバーコードは変更しないでください。アプリ内に登録されていないメンバーコードのメンバーは、新規メンバーとして追加されます。
※ご利用可能人数（有効メンバー）の上限に達してしまった場合、エラーが表示され、ファイルを取り込めません。
データを移行するときは、バックアップからメンバー情報が復元できます。メンバー情報ファイルからの復元は不要です。
※バックアップからの復元については、【設定解説】Google Drive｜勤怠アプリ「タブレットタイムレコーダー」のバックアップ・復元方法や、【設定解説】Dropbox｜勤怠アプリ「タブレットタイムレコーダー」のバックアップ・復元方法で紹介しています。
メンバー情報ファイルから、プロフィール写真を取り込むことはできません。