出勤簿はアプリ化がおすすめ！手書きやハンコ、エクセルとの比較

出勤簿による勤怠管理にお悩みではないでしょうか。
勤怠管理をシステム化する企業が増えていますが、特に規模が小さい企業では、出退勤の際に、出勤簿に手書き・ハンコで勤務を記載したり、もしくはエクセル（Excel）の出勤簿へ入力をおこなって勤怠管理をしている場合もあります。
手書き・ハンコ、エクセルの出勤簿による勤怠管理は違法ではありませんが、出勤簿に記載する事項や保存期間など、留意すべき事項がいくらか存在します。
出勤簿をアプリ化することで、留意点を解消し、簡単かつ正確に出勤簿を管理・運用できます。

この記事では、手書き・ハンコ、エクセルでの出勤簿による勤怠管理を行う際の留意点と、出勤簿や出退勤管理をアプリ化することのメリットを解説したいと思います。

手書き・ハンコ、エクセルの出勤簿の留意点

手書き・ハンコ、エクセルでの出勤簿による勤怠管理を行う場合は、下記の留意点があります。

①手書き・ハンコ、エクセルへの入力は客観性・正確性が低い

厚生労働省から出ている『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』によると、始業・終業時刻の確認・記録方法として、下記の2つがあげられています。

ア　使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。

イ　タイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。

勤務者本人の手書きやハンコを押すだけの記録方法は上記には該当しません。そのことで直ちに違法となるわけではありませんが、場合によっては労働基準監督署より改善を求められる可能性があります。
また、手書き・ハンコ、エクセルへの入力は、データ間違いが発生したり、改ざんが簡単に出来てしまうリスクがあります。

②出勤簿には記載すべき事項がある

出勤簿のフォーマットは、法的に決まっているわけではありませんが、一般的に労働者ごとに1ヶ月1枚作成し、下記の項目を記載します。

氏名
出勤日・労働日数
日ごとの労働時間、始業・終業時間、休憩時間、残業時間、休日出勤時間、深夜時間等

手書きの場合、勤務者本人が毎日、始業・終業時間、休憩時間、残業時間等を記載していくのは手間がかかります。エクセルで残業時間や休憩時間等を自動計算する場合も、少なくとも始業・終業時間は手動で入力する必要があります。

③出勤簿の保存期間は少なくとも5年間が必須

労働基準法第109条によって、出勤簿は5年間保存することが義務付けられています。
毎月全員分の出勤簿を保存していくと、20人の会社の場合、20×12×5=1200枚の出勤簿が作成されることとなり、作成や管理が大変です。

注意しながら運用するのはめんどくさい・手間がかかる

上記の留意点の通り、手書き・ハンコ、エクセルの出勤簿で勤怠管理を行うには、気にする点が多く、使用者・勤務者共に負担がかかってしまいます。
一方で、手書きやエクセルの出勤簿を利用される場合、出勤簿のフォーマットを企業のルールや運用に合わせて作成・編集することができます。
ただし、作成・編集したり、Webの出勤簿テンプレートを選ぶ際にも、勤怠管理への正しい知識やエクセルのスキルが必要になり、時間がかかってしまうケースもあります。

出勤簿はアプリ化がおすすめ！アプリ化することのメリット

出勤簿をアプリ化することで、下記のようなメリットがあります。

①客観的で正確な勤怠管理が可能

アプリを利用することで、始業・終業時刻を客観的かつ正確に記録することができます。
始業・終業時刻を記録をする際に、手書きやエクセル入力を行う手間がなくなることで、勤務者の日々の負担を減らすことが可能です。

また、勤怠管理アプリの中には、データの改ざんや第三者による代理打刻等の不正打刻を防ぐ仕組みをもったものもあります。

②各種時間数の集計・出勤簿作成を自動で行える

勤務者による始業・終業の打刻に基づいて、残業や深夜、休日出勤などの各種時間数を自動計算することができます。
また、それらの集計結果を利用して、出勤簿や給与支払い向けのデータを自動作成することができます。

アプリによって異なりますが、集計ルールや出勤簿に出力する項目などを、それぞれの企業にあった内容にアプリ内でカスタマイズできるものもあります。

③勤怠情報をデータとして保存できる

出勤簿などの勤怠情報をアプリ内で保存し、いつでも過去の分を出力することができます。
必要な時に必要な分だけ出力できるので、管理の手間を減らすことができます。

タブレットタイムレコーダーの紹介

タブレットタイムレコーダーでは、iPadで簡単に出退勤が記録でき、出勤簿も自動で作成できます。打刻を行う際に写真を取るので、不正打刻防止も行えます。
また、アプリ内で記録したデータを保存し、過去の出勤簿を必要なタイミングで出力することが可能です。
さらに、アプリ内で集計ルールをカスタマイズすることができ、集計ルールの内容に合わせて出勤簿のレイアウトも自動で作成されます。

タブレットタイムレコーダーはクラウドサービスではないので、月額の利用料はかからず、初期のライセンス料金のみで期間制限なく利用可能です。
複数拠点のデータ共有などを検討されていない場合、手軽で便利にご活用いただけます。
ライセンス3人分までは、無料で全ての機能を使えるので、是非お試しください。

まとめ

手書き・ハンコ、エクセルの出勤簿で勤怠管理を行うことは、違法ではありませんが、情報の客観性・正確性や、記載事項・保存期間などを留意して運用する必要があります。また、日々手書きやエクセルへの入力を行うことや、毎月の時間数等の集計など、管理者・勤務者共に時間や手間がかかってしまいます。
アプリ化することで、出退勤をアプリから簡単かつ正確に記録することができ、各種時間数の集計や出勤簿作成を自動で行うことができます。また、5年分の出勤簿を印刷して保存しておく必要はなくなり、必要な時に必要な分だけアプリから出力できるようになります。
新たに出勤簿の運用についてご検討されている方や、既存の出勤簿の運用に面倒さや大変さを感じている方は、アプリ化がおすすめです。
アプリ化をご検討される際は、是非タブレットタイムレコーダーをお試しください。

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（最終更新 2024/1/26）