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2020/07/18/

【集計ルール設定】日次アラートを利用する

タブレット タイムレコーダーでは時間数や日数・回数の集計ルールをきめ細かく設定できます。【集計ルール設定】の記事シリーズでは、具体的な集計ルールを取り上げてその設定方法を紹介していきます。集計設定時にご不明な点がありましたら、【目次】集計ルール設定の解説記事一覧をご覧ください。

この記事では、打刻やその他のデータが問題ないかチェックする機能「日次アラート」の設定について紹介します。「日次アラート」は、打刻忘れでIN/OUTのどちらかだけがないデータなど、修正が必要なデータがないかを一目で確認する機能です。

日次アラートとは

日次アラートとは、適切ではない打刻などのデータをデータの出力前に一目でチェックすることができる機能です。具体的には詳細画面で下の画面イメージのように4種類のアラートを表示することができます。

  • A:打刻がペアになっていない
  • B:休日に休暇が登録されている
  • C:休暇または欠勤日に勤務データがある
  • D:平日または半休に勤務データがない

また、タップすると下の図のようにチェックの内容が表示されます。

この記事ではまず、日次アラートの設定方法を説明します。その後、アラートの意味や解消方法について解説します。なお、集計ルールによって必要なアラートは異なるので、メンバー種別によって必要な日次アラートだけを表示するよう設定することができます。集計ルールによって、どのアラートを表示させるべきかも解説します。

日次アラートを表示する設定方法

この章では、集計ルール設定画面を開いた後の操作方法を説明します。
集計ルール設定画面へは以下の順にタッチして移動します。

  • 管理 > メニュー > メンバー種別・集計ルール > (設定したいメンバー種別) > 集計ルール

まず、「日次アラート」をタッチします。

すると、以下の画面に移動します。各項目をタッチすると、右の青いチェックがついたり消えたりします。青いチェックがついている項目がチェックする項目です。下の画面イメージではAとCだけチェックをする場合のものです。

それぞれの日次アラートの意味と解消方法

A:打刻がペアになっていない

INとOUTの打刻がペアになっていない場合に表示されます。必ずチェックするとよいものです。

上の画面イメージはアラートが表示されている例です。6/1は、直帰などでOUT打刻ができなかった、または、OUT打刻を忘れたため発生しています。6/2~6/3にかけては、夜から翌朝にかけて勤務したためペアにすることができていないというケースです。下の画面イメージのように、打刻を追加(6/1、6/2)、または削除(6/3)することで解消します。

補足:上の例では6/2 22:49~6/2 翌8:06の勤務の日付が分かれてしまっています。6/2 翌8:06のOUT打刻時に、「昨日からの続きの勤務として記録しますか?」とチェックされますので、それに対して「はい(昨日からの続きのOUT)」を選択すれば適切に打刻がペアになるようになります。

B:休日に休暇が登録されている

下の画面イメージのように、休日に休暇が登録されている場合に表示されます。タブレット タイムレコーダーで休日を管理している場合チェックすると良いアラートです。

アラートの解消は、下の画面イメージのように、休暇を削除する(6/7)か、休日を平日に変更する(6/6)ことで可能です。

C:休暇または欠勤日に勤務データがある

下の画面イメージのように、休暇や欠勤が登録されている日に打刻のペアがあると表示されます。必ずチェックすると良いチェックです。

アラートの解消は、下の画面イメージに示す通り、休暇、欠勤を削除する、または打刻ペアを削除することで可能です。

D:平日または半休に勤務データがない

下の画面イメージのように、平日に打刻ペアがない場合に表示されます。タブレット タイムレコーダーで休日を管理している場合チェックすると良いアラートです。

下の画面イメージのように打刻ペアを追加する、または休日、休暇、欠勤を登録することで解消します。

みなさんにあった例はありましたでしょうか?もしご不明点がありましたら、サポーターフォーラムよりお気軽にお問い合わせください。