法定休日と所定休日を区別して集計する方法

皆さんの会社では、休日をどのように定めていますか。休日には、「法定休日」と「所定休日」という考え方があります。休日出勤を行った場合の賃金の割増率が異なるなど、「法定休日」と「所定休日」で勤怠上の取り扱いが異なる場合は、それぞれ区別して集計を行う必要があります。
勤怠管理アプリ「タブレットタイムレコーダー」では、2種類の休日を区別してそれぞれ自動集計する機能はありませんが、2種類の休日出勤を区別して集計したい場合の対処方法を紹介したいと思います。

「法定休日」と「所定休日」について

「法定休日」とは、労働基準法で定められた必要最低限の休日のことで、毎週1日以上または4週間を通じて4日以上取得する必要があります。
法定休日に出勤（法定休出）をした場合は、通常の賃金の135%支払いをする必要があります。

「所定休日」とは、会社が任意で定める休日のことで、法律では定められていません（このことから、法定外休日とも言います）。
実態としては、多くの会社では、週に2日や月に8~9日など、法定休日より多くの休日を設けています。法定休日を除いた休日は、全て所定休日となります。
所定休日の出勤（法定外休出）の割増は、法律で定められてはいませんが、所定休日に出勤したことで週残業の対象となる場合は、時間外割増を支給する必要があります。
ただし、会社によっては、法定外休出に対して、法定休出と同じく135％支払いをする場合や、時間外扱いで125％支払いをする場合があります。

休日についてより詳しく知りたい方は、下記の記事で紹介しているのでぜひ見てみてください。
休日とは？休暇との違いや、休日出勤の労働基準法上のルールも含めて解説

タブレットタイムレコーダーにおける休日の設定

タブレットタイムレコーダーでは、曜日やカレンダーなどから休日を設定することが可能です。休日を設定すると、休日出勤した際の日数や時間数を自動で集計することができます。

休日の設定方法については、下記の記事をご覧ください。
【集計ルール設定】平日と休日を区別する

また、休日を設定することで、休日に休暇の登録があるケースや、休日ではない平日に勤務または休暇の登録がないケースで、アラートを出すことも可能です。

「日次アラートＢ：休日に休暇が登録されている」：休日に休暇が登録されているとアラートが表示される
「日次アラートＤ：平日または半休に勤務データがない」：平日に打刻ペアがない、かつ、1日の休暇が登録されていないとアラートが表示される

日次アラートの詳細は、【集計ルール設定】日次アラートを利用するを参照してください。

ただし、タブレットタイムレコーダーでは、法定休日と所定休日を自動で区別して集計することができないため、これらを区別した集計を行うには、一部手動でのデータ調整を行う必要があります。手動調整前提の設定・運用方法については、次の章で紹介します。

追加項目を利用して法定休日と所定休日を区別する

タブレットタイムレコーダーでは、あらかじめ用意された項目以外にも、日次で数値や時間数を手入力できる「追加項目」を3つまで作成することができます。
追加項目を利用して、法定休日と所定休日のうち片方を自動集計、片方を追加項目で運用することで、法定休日と所定休日の区別を行うことが可能です。
できるだけ手入力の手間を減らすために、法定休日と所定休日のうち、休日出勤を行うケースが多い方を自動集計、少ない方を追加項目で管理することがオススメです。

例えば、土曜が所定休日、日曜が法定休日、かつ土曜出勤の方が多いケースだと、下記のように設定・運用を行います。

１．休日に土曜と日曜を設定する

設定をしたいメンバー種別の集計ルール設定画面に移動して、休日を設定します。

管理 > メニュー > メンバー種別・集計ルール > （設定したいメンバー種別） > 集計ルール > 休日
平日と休日を区別する：ON にする
曜日となる休日：「土」と「日」にタッチして選択

２．追加項目を設定する

１と同じく、集計ルール設定画面より、追加項目を設定します。

詳細設定 > 追加項目
　・追加項目１
　　　利用する：ON にする
　　　名称：「法定休出」
　　　入力タイプ：時間数（支給対象）
　　　詳細設定 > 給与ソフト向けに出力：ON にする

給与ソフト向けの設定は下記のブログ記事を参考にしてください。
【目次】アプリで勤怠管理｜給与計算ソフト向け設定｜タブレットタイムレコーダー

３-１．所定休日（土曜）出勤の場合

「休出」「休出日数」に自動で時間数・日数が計上されるため、手動調整は不要です。

３-２．法定休日（日曜）出勤の場合

メンバー別詳細画面に移動してデータの調整を行います。
日別詳細画面だと同じ曜日に勤務した人をまとめて調整が可能です。

管理 > メンバー別もしくは日別 > 法定休日出勤を行った日を選択
「法定休出」：「休出」と同じ時間数を入力
「休出」：0:00に訂正

※「休出日数」は、土曜と日曜両方の出勤日数が計上されます。休出日数を法定休日と所定休日で区別を行いたい場合は、さらに追加項目で「法定休出日数」と「法定外休出日数」を用意して、それぞれ手動入力します。

まとめ

タブレットタイムレコーダー上で、追加項目を利用して、法定休日と所定休日を区別して集計する方法を紹介しました。本記事が運用イメージの参考になれば幸いです。もしご不明点がありましたら、サポーターフォーラムまたはsupport@tablet-time-recorder.netより、お気軽にお問い合わせください。

（記事最終更新：2025/1/8）