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2022/09/22/

タイムカード押し忘れ・打刻忘れゼロへ!実用・前向きアイデア集

勤怠管理者の悩みどころの一つに従業員のタイムカードの押し忘れが挙げられるのではないでしょうか?

しかし、工夫次第でその悩みが解決するかもしれません。
当社ネオレックスは、勤怠管理システムを20年以上にわたって提供しており、さまざまな勤怠管理の改善に携わってきました。
豊富な経験を持つ当社が、タイムカードの押し忘れ対策について社内メンバーからアイデアを募り、解決策をまとめてみました。
当社製品も少し紹介しつつ、打刻そのものが楽しくなるような、前向きなアイデアも用意しています。

この記事を読んでタイムカード押し忘れ・打刻忘れゼロを目指しましょう!

目次

タイムカード押し忘れ・打刻忘れを防ぐことはなぜ重要?

タイムカード押し忘れ・打刻忘れがあると、主に2つの問題が生じます。
1つ目に、従業員の健康管理を行えないことが挙げられます。
どのくらい働いているかを把握できないと、働き過ぎによる怪我や病気に繋がりかねません。健康管理を行うことで、従業員の事故や病気を未然に防ぐ必要があります。
2つ目に、タイムカードの押し忘れがあると、勤務時間を正しく把握できず、給与計算を正確に行えない要因となります。

実は、労働安全衛生法という法律があり、「使用者」と呼ばれる事業主、雇用者は「客観的方法による労働時間の把握」をすることが義務付けられています。
つまりタイムカードなどにより、始業時刻、終了時刻を記録しておく必要があります。
タイムカードの押し忘れによる放置や手書き修正があると、適切に管理していないとみなされてしまいます。
以上より、従業員の健康管理、正しい給与計算を行うためにタイムカード押し忘れ・打刻忘れを防止することが重要となります。

それでは、具体的な解決策を見ていきましょう。

解決策1:打刻をすることの重要性を伝える

タイムカードの押し忘れを防ぐ方法で、基本かつ一番大切なことは、管理者から全員に打刻の重要性を伝えることです。新しく入ってくる人にも毎回必ず行い、押し忘れがなくなるまで頻繁にチェックして、声をかけていきましょう。この方法が基本であり、一番重要なことです。
また、この後に紹介する解決策と組み合わせて実施するとより有効です。

解決策2:皆に打刻を思い出してもらう

タイムカードの押し忘れが起こるそもそもの理由として、従業員が打刻することを忘れていることが考えられます。ここでは、出勤時や退勤時に思い出してもらうアイデアを紹介します。

1.タイムレコーダーが自然と目に入るようにする

タイムレコーダーが自然と従業員の目に入れば、その流れで打刻をしてくれると思います。
その方法を3つ用意しました。

  • 置き場所を変える
  • 従業員が必ず通る場所や目に入る場所にタイムレコーダーを置く方法です。
    例えば、下駄箱のすぐ近くは必ず通る場所です。
    また、上長の机の目の前に設置するのも有効です。打刻をして、その流れでお互いが挨拶をするという習慣もできると思います。

  • ポスターを用いる
  • タイムレコーダーの近くに目立つポスターを貼る方法です。
    内容は印象に残りやすく、不快感のないメッセージにすることが大切です。
    例として「いつも打刻していただきありがとうございます」「ちょっと待った!!タイムカードを押し忘れていませんか?」などがあります。

  • 周りに気になる情報や大事な情報を置く
  • 興味を持つようなニュースや大事な連絡をタイムレコーダーの周りに置く方法です。
    例えば社内ニュース(社食の献立、イベントの予定)をタイムレコーダーの脇に置きます。
    注目してもらうために、ひと目でわかる内容を提示しましょう。

2.タイムカードを勤務に必要なものと一緒にしておく

勤務で使うものとタイムカードを一緒にしておけば、打刻することに気がつき、タイムカードの押し忘れを防止できます。
例えば、制服につける名札にクリップでタイムカードをつけておく方法があります。

3.リマインダーアプリを推奨する

リマインダーアプリとは事前に設定した時刻に通知を送るアプリです。
これを従業員に推奨し、打刻予定時刻の5分前のような、一定の時間帯に通知が来るように設定してもらいます。
勤務時刻が毎週決まっている働き方に有効です。

解決策3:打刻へのモチベーションをあげる

タイムカードの押し忘れが起こる別の理由として、従業員の打刻に対するモチベーションが低いことが考えられます。
「打刻をさせる」のではなく、従業員が自ら「打刻をしたい」と思える環境や仕組みを作る方法を紹介します。

1.自ら勤務状況を確認できるようにする

勤務時間を集計し、結果を閲覧できる勤怠管理アプリを導入したり、一定期間ごとに管理者から従業員へ集計値を連絡するようにして、従業員自身が勤務状況を確認できるようにします。
自分の勤怠に対して、自然と関心を持つようになり、タイムカードを押し忘れていないか意識するようになると思います。

2.罰を設ける

タイムカードを押し忘れた従業員に対して、ペナルティを設ける方法です。
対象者に始末書を提出してもらう他、就業規則に規定して減給するという手段もあります。
ただ、罰を設けるという方法はあまりやりたくないですね。

3.楽しく打刻をしてもらう

逆に、皆が打刻したくなるように、打刻そのものを楽しくしてしまおう、というアプローチも存在します。
その方法の一つとして、打刻をすると同時に写真を撮る方法があります。
ポーズを決めたり、誰かと一緒に写真を撮る事により、日々の打刻に交流が生まれるのではないでしょうか?

実は当社ネオレックスが開発したタブレット タイムレコーダーは打刻と同時に写真を撮影することができます。当社ではこのタブレット タイムレコーダーを使い、素敵な写真を表彰するコンテストなども行って楽しく打刻を行っています。

また、直近の勤務状況を表すグラフを打刻後に自動で表示する「パーソナルダッシュボード」という機能があるので、1で紹介した自身の勤務状況の確認も容易に行なえます。
タブレット タイムレコーダーはiPadをタイムレコーダーにするアプリで、導入が比較的簡単で、様々な会社のルールに沿った集計が可能です。

その他:打刻が面白くなるようなアイデア集

その他にも社内で打刻忘れ対策のアイデアを募集したところ、面白いアイデアがあったので紹介したいと思います。あまり現実的でないものもありますが、自由な発想で考えてみると、解決策が見つかるかもしれません。

  1. お菓子をタイムレコーダーのそばに置く
  2. 打刻したときに、従業員があめやチョコを 1個もらっていく運用となります。

  3. ポイント制にして、打刻数に応じて景品を用意する
  4. ポイント好きな人向けのアイデアです。タイムカードの押し忘れはポイントが2つ下がり、年間単位でポイントを簡易に手計算します。

  5. 打刻時に合言葉を表示する
  6. 打刻時に表示される合言葉を覚えていないと先輩に詰められます。

  7. 打刻したら今日の運勢を教えてくれる
  8. 打刻と同時に運勢を表示します。大吉が出たらその日は気分良く仕事ができるでしょう。

  9. 靴箱に靴を置くと自動的に打刻されるようにする
  10. 靴箱に靴を入れるとその人の打刻をされる仕組みを作るというアイデアです。

  11. 社内でタイムカード押し忘れ・打刻忘れ防止のアイデアを募る
  12. 打刻について考える機会を設けるアイデアです。良い案があれば採用できます。
    (実は今回の記事もアイデアの募集が発端となっています)

まとめ

タイムカード押し忘れ・打刻忘れの対策方法を紹介しました。
タイムカードの押し忘れゼロを目指すべく、自分の会社にあった、導入しやすそうなものから順に試してみてください。

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