2023/08/22/07. タイムレコーダー・勤怠管理システムの選び方・情報
【クラウド勤怠管理システムと比較】月額無料のiPadアプリのメリット・デメリット
クラウド勤怠管理システムを利用中、あるいは導入を検討中の方へ。
クラウド勤怠管理システムの利用を続ける中で（検討を進める中で）、おそらく以下のような悩みが出てくるのではないでしょうか。
「月額利用料を払い続ける必要があり、長期利用で費用がかさむ」
「サーバー障害やネットワークの不調で利用できないことがある」
クラウド勤怠管理システムの中では、この悩みを解決できるシステムはなかなか見つかりませんが、クラウドではない勤怠管理システムにまで視野を広げると、その悩みを解決できるシステムがあります。費用は払いきり(初期費用のみ)で格安、ネットワークの状態によらずいつでも利用可能、さらに＋αの機能を持つ勤怠管理システム、それが、iPadアプリ「タブレット タイムレコーダー」です。
この記事では、クラウド勤怠管理システムと比較して、タブレット タイムレコーダーを利用するメリット・デメリットについて紹介します。先に結論を述べると、どうしてもクラウドでなければならない理由がないなら、費用が圧倒的に節約できる上に＋αの機能も充実しているタブレット タイムレコーダーがオススメです。
あなたの会社のルールやニーズと照らし合わせながら、この記事をご一読いただけたら幸いです。クラウド勤怠管理システムを利用中の方も、検討中の方も、ぜひタブレット タイムレコーダーをご検討ください。
こんな勤怠管理システムを利用・検討している方向け
そもそも勤怠管理はなぜ必要？クラウド勤怠管理は必須？
そもそも、勤怠管理システムはなぜ使う必要があるのでしょうか。
もっとも大きな理由は、勤怠管理の手間や時間の削減と、正確性の向上です。
給与を支払うためには、法定内の勤務時間、残業時間などを集計する必要がありますが、タイムカードや出勤簿などを用いた手計算では時間がかかり、ミスが発生する可能性もあります。
それに対し、勤怠管理システムを使えば、従業員の勤務時間を機械で記録して一括で自動集計できるため、手計算に比べて大幅に手間・時間・ミスの削減ができます。
しかし、必ずしもクラウドの勤怠管理システムを用いる必要はありません。タブレット端末の普及した現在では、クラウドではなくても高度な勤怠管理ができるアプリが登場しています。その1つが「タブレット タイムレコーダー」です。
タブレット タイムレコーダーとは
タブレット タイムレコーダーは、iPadをタイムレコーダーにするアプリです。充実した自動集計機能が用意されており、様々な会社のルールに沿った集計が可能です。それに加えて、顔写真撮影やビデオメッセージ、打刻時メール送信といった独自の機能を持っています。
導入先としては、一般的なオフィスの他、レストラン・カフェ・居酒屋・小売店、クリニック、ホテルなど様々な業種・業界で利用されています。
タブレット タイムレコーダーを利用するメリット
タブレット タイムレコーダーを利用する場合、大きく分けて3つのメリットがあります。
- 何と言っても月額が無料
- 基本的にインターネット環境なしで利用可能
- タブレット タイムレコーダーならではの機能
１．何と言っても月額が無料
タブレット タイムレコーダーを利用する最大のメリットは費用が節約できることです。
クラウド勤怠管理システムとの費用の比較を表にまとめました。
タブレット タイムレコーダーは月額費用が無料のため、長期間利用すると何倍もの差が出てきます。
たとえ月額が一人あたり110円のクラウド勤怠管理システムでも、1年間利用するだけで、タブレット タイムレコーダーの方がお得になります。
3年、5年と利用していくと、クラウド勤怠管理システムの費用が大きく膨らんでいることがわかります。長期間使えば使うほど、タブレット タイムレコーダーの方がお得になります。例えば、50人で5年間利用した場合、最大1,591,000円も節約できます。
また、多くの勤怠管理システムでは、一部機能がオプションとなっていて、利用するには追加費用が必要になりますが、タブレット タイムレコーダーでは、追加費用は必要なく、上記の初期費用の価格だけで全ての機能を利用できます。
それでは、なぜタブレット タイムレコーダーは月額無料を実現できるのでしょうか。
クラウド勤怠管理システムでは、勤怠データをインターネット経由でサーバー上に集約する必要があるため、運営にサーバー維持費がかかります。そのため、システムを維持するために、月額制のサービスにせざるを得ません。
一方、タブレット タイムレコーダーではデータ管理が1台のiPadの中で完結するため、サーバー維持費が不要です。そのため、月額費用無料が実現できました。
（記事中の価格は全て税込価格です)
２．基本的にインターネット環境なしで利用可能
クラウド勤怠管理システムでは、勤怠データをインターネット経由でサーバーに集約するため、打刻や管理にはインターネット環境が必須となります。そのため、ネットワーク障害やサーバー障害が発生すると打刻や勤怠データの閲覧・編集などができなくなり、また、そもそもインターネット環境がない拠点には導入自体ができません。その点、タブレット タイムレコーダーでは、クラウドとは異なり、勤怠データはiPadの中に保存されるので、インターネットの環境がなくてもシステムが利用でき、ネットワーク障害などの心配も無用です。
なお、タブレット タイムレコーダーでも、下記の機能を利用するにはインターネット環境が必要です。
- 打刻時メール送信
- バックアップと復元
- 外部ストレージへのデータ出力（※LANアクセス機能を用いてパソコンへ直接ダウンロードする場合は不要）
- 天気予報
その他にも、打刻のレスポンスが速いこともインターネット環境なしで利用できるメリットの１つです。
クラウド勤怠管理システムでは打刻時に通信を行う必要があるため、レスポンスが遅くなる場合があります。特に打刻が集中する時間帯は遅くなりやすいため、現場の不満点になってしまうことが多いです。レスポンスの速さは使用感の良さに直結するため、長く使い続けるシステムを選ぶ上で重視したいポイントの1つです。
３．タブレット タイムレコーダーならではの機能
タブレット タイムレコーダーには、通常のタイムレコーダーや他の勤怠管理システムにはなかなかない、独自の機能があります。
打刻時の写真撮影が役立つ
タブレット タイムレコーダーは、打刻の際に必ず写真を撮ります。
写真には他の人の代理打刻を抑制する効果がありますが、勤怠管理以外でもメリットがあります。
管理者は、打刻写真から従業員がどんな顔をして出勤しているか、様子を把握できます。
従業員は、打刻後のダッシュボードに表示される最近の自分の写真から、体調や身だしなみへの気付きが得られるなど、自己管理につながります。また、仲間と一緒に写真を撮ることも楽しみとなります。
（当社ネオレックスの実際の打刻写真）
打刻時メール送信が使える
打刻した時に、顔写真つきのメールを特定の相手に送信できます。
メールを通じて、管理者は現場にいなくても従業員の状況をリアルタイムに把握することが可能です。例えば、営業時間の長い職場や、現場責任者が営業や仕入れなどを兼務している場合などでは、管理者が不在になりがちですが、この機能を使えば「今現場に何人いるのか」「△△さんはまだいるかな？」といった情報を把握することができます。
メールの送信先は、共通の送信先のほか、従業員ごとに個別に指定可能することも可能です。家族宛にメールを送ったり、塾や学童保育で、保護者に子供の出席を知らせるメールを送る、といった応用例もあります。
※打刻時メール送信の機能を利用するにはインターネット接続が必要です。
ビデオメッセージが使える
特定の相手に、ビデオメッセージを録画できます。相手が打刻するタイミングで自動再生されるので、必ず伝わる連絡として活用できます。例えば、工場での運用で、夜勤担当から翌朝への引き継ぎ連絡をする場合、図を描いたりして大変だったものが、ビデオメッセージでは身振り手振りで伝えられるため簡単になった、というケースがあります。
業務上の活用のほかにも、例えば「お誕生日おめでとう」「出張お疲れ様でした」といったメッセージを伝えられるなど、コミュニケーションの活性化にも利用できます。
天気予報が表示される
待ち受け画面には、天気予報が表示されます。出勤/退勤するときに今日と明日の天気が自然に目に入り、「明日も1日中晴れそうだ」「明日は遅くなると雨が降りそうだ」といった情報が得られます。
※天気予報の機能を利用するにはインターネット接続が必要です。
「ハワユー」が使える
毎日、出勤時に「◎」「○」「△」「×」を選んでその日の調子を記録できる、「ハワユー」という機能が利用できます。毎日の記録が、従業員自身の心身の健康への気づきや振り返りにつながります。管理者はメンバーの健康や調子の変化を把握できます。
なお、この機能は従業員ごとにオン/オフを切り替えることができるので、利用したい人だけ利用する運用も可能です。詳しくは、毎日の調子を記録する「ハワユー」の解説記事をご覧ください。
タブレット タイムレコーダーのデメリット
ここまでクラウド勤怠管理システムと比較したタブレット タイムレコーダーを利用するメリットだけを述べてきましたが、その逆に、利用形態によってはデメリットとなりうる点も存在しています。
1. 複数の拠点のデータを一括管理できない
タブレット タイムレコーダーはiPad1台ごとに完結するアプリです。クラウド勤怠管理システムのように、複数の拠点（店舗や事業所）のデータを一括管理することができません。
複数の拠点でタブレット タイムレコーダーを利用する場合、勤怠管理が各拠点の中で完結する場合は問題ありませんが、データを集約したり、応援勤務を行う際に注意が必要となります。詳しくは、「複数の拠点でタブレット タイムレコーダーを利用する際の、利用状況ごとの運用方法や注意点」をご覧ください。
2. 基本的に遠隔からデータを閲覧・編集できない
タブレット タイムレコーダーのデータ閲覧・編集は、基本的にiPad上で行います。クラウド勤怠管理システムのように、インターネットにさえ繋がっていれば全ての拠点の勤怠管理データを確認できる、というわけにはいきません。
ただし、VPNという技術とLANアクセス機能を利用すれば、タブレット タイムレコーダーでも、外出先や別の拠点から、離れた場所にあるタブレット タイムレコーダーにアクセスし、勤怠データの閲覧・編集などができます。詳しくは、「VPN対応ルーターを利用したVPN接続の方法」をご覧ください。
3. iPad１台で利用できる人数の上限は300人
タブレット タイムレコーダーの iPad１台で利用できる人数の上限は300人です。上限以上の人数で利用する場合には、複数台のiPadが必要です。
なお、クラウド勤怠管理システムにおいては、利用人数の上限設定があるもの、ないものがあります。数百人の規模になると、システムによっては上限を超過してしまいますので、検討の際にご注意ください。
また、クラウド勤怠管理システムは主に100人前後での利用を想定しているものが多い印象です。
数千人、数万人の規模では利用しにくいものも多くあります。
そうした場合は、当社ネオレックスが開発・提供する「キンタイミライ（旧バイバイ タイムカード）」のような、大規模むけのクラウド勤怠管理システムを利用するという選択肢もあります。
4. シフト管理機能がない
多くのクラウド勤怠管理システムで、有料オプションなどとして用意されているシフト管理機能ですが、タブレット タイムレコーダーにはその機能がなく、シフトを調整したり、連絡することはできません。
ただし、シフトに基づく自動集計が必須でない限り、シフト運用をしていてもタブレット タイムレコーダーを活用することができます。例えば、残業時間を「一日何時間以上の勤務」としても定義できます。なので、「シフトに関わらず8時間超」のような残業の定義であればシフト体制であっても残業時間が自動集計でき、問題なくタブレット タイムレコーダーを利用できます。
メリット・デメリットの比較表
ここまで紹介してきたメリット・デメリットをまとめると、以下のようになります。
| 比較項目 | クラウド | タブレット タイムレコーダー |
|---|---|---|
| 月額費用 | 必要 | 不要 |
| 打刻時のインターネット環境 | 必要 | 不要 |
| 写真撮影 | ないものが多い | あり |
| 打刻時メール送信 | ないものが多い | あり |
| ビデオメッセージ | ないものが多い | あり |
| 天気予報 | ないものが多い | あり |
| 「ハワユー」 | なし | あり |
| 複数拠点を統合しての管理 | できる | できない |
| 管理者の現場以外からのデータ閲覧・編集 | できる | LANおよびVPN環境が必要 |
| 1台に登録できる最大人数 | 数百人～無制限 | 300人 |
| シフト管理機能 | あるものが多い | なし （シフト体制でも、多くの場合、勤務の自動集計は可能） |
値段が安いけど、他にデメリットはない？
値段が安い分、挙げられたデメリットの他にも足りない機能があるのでは…と不安に思う方もいらっしゃるかもしれません。しかし、ご安心ください。タブレット タイムレコーダーには、他のクラウド勤怠管理システムと同等、またはそれ以上に機能が充実しています。
開発元の株式会社ネオレックスには、大規模市場で5年連続国内1位のシェアを持つクラウド勤怠管理システム「キンタイミライ（旧バイバイ タイムカード）」を15年以上に渡って提供し続けている実績があり、タブレット タイムレコーダーにはその経験、知識、技術が惜しみなくつぎ込まれています。
それでも、各社の勤務形態によっては「この機能が必須」「使ってみたらこの機能が足りない」といったケースも起こりえます。タブレット タイムレコーダーの機能の詳細については、「機能」や「集計・出力」、「Q&A」のページで紹介していますので、ご確認ください。
また、タブレット タイムレコーダーは利用人数3人までの範囲であれば、無料で利用できます。iPadがあれば、App Storeからダウンロードして今すぐ使えますので、ぜひお試しください。
iPad向け勤怠管理アプリ「タブレット タイムレコーダー」をダウンロード！
おわりに
クラウド勤怠管理システムと比較した、タブレット タイムレコーダーのメリット・デメリットを紹介しました。
タブレット タイムレコーダーは、月額費用など一切必要ありませんので、長期間利用する場合、圧倒的に安価になり、それでいて機能も充実しています。どうしてもクラウド勤怠管理システムが必要でなければ、タブレット タイムレコーダーの利用がオススメです。
今クラウド勤怠管理システムを利用中の方も、検討中の方も、ぜひタブレット タイムレコーダーをご検討ください。
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（記事最終更新：2023/10/12 一部改訂）
