2024/09/10/06. 勤怠管理の運用

タイムカードは何年保管する必要がある？保管期間や保管方法について解説

はじめに

普段皆さんが出退勤で利用しているタイムカードは、労働基準法によって保管が義務付けられていることはご存知でしょうか。
この記事では、タイムカードの保管期間（保存期間）や保管方法など、タイムカードの保管に関する内容をまとめて解説します。

保管期間は何年？対象者は？いつから数える？

タイムカードの保管期間は5年間です。
基本的にはアルバイト、期間雇用者も含めて全ての従業員が対象です。また、退職者についても同様に5年間保管しておく必要があります。

タイムカードの保管期間は、最後に記録した日を起算日とします。ただし、賃金支払い日が最後に記録した日より遅い場合は、賃金支払い日を起算日とします。
例えば、2024年9月の末日までの出退勤を記録したタイムカードの保管期限は、9月分の賃金が10月10日に支給される場合、2029年10月10日までとなります。

なお、実は「タイムカード」という名称では、法律に記載はないのですが、2017年に厚生労働省より出された「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」という通達にて、「タイムカード」が労働基準法第109条の「その他労働関係に関する重要な書類」に当てはまり、保管義務があるということが明記されました。

また、元々保管期間は3年間と定められていたものの、2020年4月の法改正によって、5年間に延長されました。一方で、当分の間は経過措置として、3年間でも問題ないとされています。ただし、経過措置期間がいつまで続くのかは明らかになっていないため、可能であれば今のうちから5年間分のタイムカードを保存しておく運用としておけると良いでしょう。

なぜ保管しておく必要がある？

タイムカードを保管するのには、従業員の出退勤の記録を後から確認できるようにするためという理由があります。保管しておくことで、従業員との金銭や労働時間に関わるトラブルを避けることに繋がります。

また、法定三帳簿と呼ばれる「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」についても、労働基準法によってそれぞれ保管義務が定められています。
法定三帳簿の保管期間や記載事項については下記の記事で詳しく解説していますので、気になる方は参考にしてみてください。
『法定三帳簿(労働者名簿,賃金台帳,出勤簿)の記入事項と保存期間』

さらに、2019年4月の働き方改革関連法によって、法定三帳簿に加えて「年次有給休暇管理簿」も作成・保管が義務付けられました。年次有給休暇管理簿を含めた法定四帳簿についてまとめた記事も今後執筆予定です。

タイムカードの保管方法はどうすると良い？

タイムカードは、労働基準監督署によって提出を求められる場合や、助成金・給付金の申請で必要になる場合があります。このようなケースで確認しやすいように、期間ごと、もしくは従業員ごとに整理して保管しておけると良いです。

一方で、月1枚タイムカードを作成すると、20人分だとしても5年間で1200枚のタイムカードが作成されることになります。
タイムカードは必ずしも書類として保管する必要はありません。保管期間が長く、作成される量が多いことから、データとして保管しておくのがおすすめです。
紙のタイムカードをデータ化する場合は、Excelに転記するケースや、OCR（光学文字認識機能）ソフトを利用するケースがありますが、データ化する際に漏れがないか十分注意が必要です。

もしくは、タイムカードの代わりに勤怠管理アプリを導入し、アプリ内で出退勤を記録することで、タイムカードの保管自体が必要なくなります。また、勤怠管理アプリを利用すると、出退勤の記録から自動で各種日数や時間数を集計し、出勤簿や給与向けのデータを作成することも可能です。

まとめ

タイムカードは、5年間保管しておく必要があり、基本的には退職者を含む全ての従業員が対象です。紙のタイムカードの場合、期間ごともしくは従業員ごとに整理して保管しておくことで、必要なケースで確認しやすくなります。
また、保管期間が長く量も多くなるため、データとして保管しておくことがおすすめです。タイムカードの代わりに勤怠管理アプリを導入して出退勤を記録することで、タイムカードを保管する必要がなくなり、さらに出勤簿や給与向けのデータの作成もアプリ内で行うことができます。

勤怠管理アプリ「タブレットタイムレコーダー」では、iPad上で出退勤を行うことができ、勤怠データが残っていれば何年でも過去にさかのぼってデータを確認・出力することができます。また、アプリから毎月PDF形式の出勤簿ファイルを出力して、PCに保存しておくといった運用も可能です。
ライセンス3人分までは、無料で全ての機能を使えるので、是非お試しください。

こちらの記事もおすすめです

（記事最終更新：2024/9/10）